Transactions de fusions et acquisitions et structure de salle de données virtuelle : meilleures pratiques
Le processus de fusion et d’acquisition comporte des hauts et des bas tant pour l’acheteur que pour le vendeur. Il existe des périodes de calme relatif, où aucun accord ne semble être trouvé, et des périodes d’activité frénétique, où les participants ont besoin en même temps d’informations différentes. Une data room prix virtuelle M&A bien structurée fournit à votre équipe tout ce dont elle a besoin pour travailler de manière fiable à chaque étape de la transaction. Cela donne aux participants au processus de fusion et acquisition un accès rapide aux dernières données disponibles et garantit un échange transparent d’informations. Une salle de données virtuelle vaut l’investissement, mais ce n’est que la première étape. Par conséquent, il doit être correctement organisé pour un effet maximal.
Dessinez un diagramme de votre espace de données virtuel
Avant de démarrer le processus de fusion et acquisition, il est utile de visualiser à quoi devrait ressembler votre data room virtuelle. Cela simplifie non seulement le processus d’utilisation de la fonctionnalité VDR une fois l’investissement réalisé, mais élimine également le besoin de se soucier des documents nécessaires et de qui devrait y avoir accès. Il ne s’agit généralement que d’un exemple, mais l’avoir signifie que vous savez comment créer et organiser correctement un espace de données virtuel. Dessinez de petits carrés sur une feuille de papier pour marquer les fichiers principaux et écrivez les fichiers que vous ajouterez en dessous garantir la sécurité. Une fois cela fait, vous saurez rapidement à qui vous souhaitez donner accès à chaque fichier.
Accorder les droits d’accès nécessaires aux parties intéressées
Il est important de trouver un équilibre lorsque l’on aborde l’espace de dataroom virtuelle. En théorie (et en pratique), inviter davantage de personnes augmente la transparence et augmente le niveau de communication. Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors de l’octroi de droits d’accès dans un espace de données virtuel:
- Accordez un accès limité aux destinataires : même si vous signez un accord de non-divulgation, vous ne voulez pas que les destinataires habituels aient accès à toutes les informations de votre salle de données virtuelle;
- Si vous disposez d’un dossier RH contenant les détails d’un contrat client, vous ne pouvez pas le partager avec des personnes et des équipes extérieures à la haute direction;
- Limitez les transactions commerciales ou financières en attente. Vous pouvez les partager avec les acheteurs, mais pensez à masquer les noms des sociétés impliquées dans ces transactions.
Créer un système de fichiers systématique
Une fois que vous avez un schéma de ce à quoi ressemblera l’espace de données virtuel, cette étape devrait être très rapide. Lors de la création de plusieurs fichiers (généralement « Finance », « Juridique », « Acheteur (ou cible) », etc.), il est judicieux de créer d’abord un fichier principal contenant les documents dont la plupart des acheteurs auront besoin. Des documents supplémentaires tels que des présentations non confidentielles, des accords de non-divulgation, des documents de passation de marchés et éventuellement des documents financiers Excel peuvent également être joints, mais il existe des réserves. Le dernier épisode est consacré au thème de la protection des données.
R. C.
